Корпоративные онлайн-активности, вовлечение «наблюдателей» в рабочий процесс, интеллектуальные игры, фотоконкурсы и совместные благотворительные акции помогут сотрудникам на удалённой работе почувствовать себя частью команды. Заместитель генерального директора по персоналу и социальным программам «БашНИПИнефть» Елена Трофимова рассказала UfaTime.ru, как организована удалённая работа сотрудников института.

Елена Дмитриевна, как происходил перевод работников на дистанционную работу?

Руководство научного института давно рассматривало перспективу перевода отдельных подразделений на дистанционную работу. Ещё до пандемии этот опыт распространялся на небольшое количество сотрудников, преимущественно ИТ-специалистов. Поэтому, мы, если так можно сказать, уже были готовы и знали, как выстроить этот процесс к тому моменту, когда нужно было массово переводить людей на удалённый режим работы. В новых условиях мы помнили об одной из главных ценностей нашей компании – безопасности – и не забывали о результативности команды, которая состоит из более чем 3 200 сотрудников. Уже к концу апреля около 2 700 сотрудников из разных блоков института были обеспечены необходимой техникой и дистанционным подключением к внутренним системам. Остальные остались трудиться в офисе. Во всех зданиях соблюдались все необходимые санитарно-эпидемиологические меры по профилактике коронавирусной инфекции (установлено специальное дезинфицирующее оборудование, организованы обработка и дезинфекция контактных поверхностей и офисных помещений, выдача перчаток, масок, производится замер температуры и другое). Сейчас более 90% персонала по-прежнему трудятся из дома.

Как вы адаптировали сотрудников к удалённой работе?

Мы изучили положительный опыт других компаний по организации дистанционной работы, выбрали лучшие практики, разработали различного рода рекомендации для технической и информационной поддержки сотрудников. Процессы организовали довольно быстро. Для сотрудников был создан оперативный штаб ИТ-службы, который помогал решать вопросы. Психологически людям, конечно, потребовалось время для того, чтобы привыкнуть работать из дома, договориться с домочадцами и выстроить удобный график. Для того чтобы помогать сотрудникам в этом вопросе, мы рассылали памятки, отделы делились между собой лайфхаками по настройке эффективности команд в новых условиях, запускали отдельное онлайн-обучение по удалёнке.

В итоге работа бизнес-подразделений продолжилась без простоев и каких-либо потерь. Разработчики в штатном режиме продолжали разрабатывать линейку наукоёмкого программного обеспечения, научные работники трудились над своими проектами, эффективно сдавали и защищали их, сотрудники регулярно встречались онлайн на запланированных научно-технических совещаниях, на обучении, встречах с заказчиками.

С какими позитивными и негативными моментами сталкивалась команда на удалённой работе?

Мы проводили опрос персонала, и по его итогам многие работники отозвались об удалённой работе больше в позитивном ключе. К плюсам они отнесли уютную домашнюю атмосферу, экономию времени и средств на поездку в офис и обратно, гибкий график работы и многое другое.

Минусы, конечно, в основном были связаны с организацией работы дома (в кругу семьи и детей) и в отсутствии живого общения с коллегами. Что касается трудностей в коммуникации с коллегами и смежными отделами, наши работники компенсировали её с помощью совещаний в разработанной нашими ИТ-специалистами видеоконференцсвязи (ВКС). Конечно же, многие хотят вернуться в обыденную корпоративную жизнь, в офисы, посещать корпоративные и спортивные мероприятия, но сегодня главное – здоровье каждого сотрудника.

Во время удалённой работы коллективу не хватает неформального общения. В это же время сотрудники становятся пассивными, «сникают» и не особо реагируют на возможности дистанционного общения. Как вы поднимаете рабочее настроение? И что делать с теми, кто не активен и выступает в роли наблюдателя-интроверта?

С самого начала мы вовлекали коллектив в проектные группы и в кросс-функциональные команды по рабочим проектам. Так, например, этой осенью под эгидой компании стартовали ИТ-соревнования Роснефти. В группу организаторов вошли сотрудники разных отделов, которые преимущественно дистанционно работали над мероприятиями и готовили соревнования для молодёжи. Такое взаимодействие не даёт работникам скучать. Кроме того, люди разных профессий, работая над совместными проектами, вместе могут достичь большего. К слову, интровертов лучше всего вовлекать именно в такие рабочие группы. В них обычно активисты «заражают» наблюдателей «большой» идеей.

Также мы запустили ряд корпоративных онлайн-активностей: спортивные челленджи, онлайн-квизы и интеллектуальные игры, фотоконкурсы на различные темы, в том числе посвящённые удалённой работе. Мы вовлекали коллектив и в благотворительные акции: помогали детям сотрудников, шили маски для врачей, заботились об экологии, участвовали в онлайн-концерте ко Дню Победы и инициировали много других проектов. Да, онлайн-формат активностей не восполняет живых встреч, но он так или иначе помогает почувствовать свою команду и коллектив рядом.

«Я чувствую себя оторванным от команды, брошенным» – довольно распространённая фраза от сотрудников на удалёнке. Как избежать такого эффекта дистанционной работы?

Мне кажется, чтобы не чувствовать себя брошенным, нужно быть активным и вовлечённым. А это уже задача, которая, в первую очередь, ложится на плечи непосредственного руководителя, лидера команды. Лидеры должны не только сами адаптироваться к новым условиям работы, но и помочь в этом своим коллективам. Небольшие утренние планёрки, совместные чаты в мессенджерах, пульс работы всей команды с помощью чек-листов по выполненным задачам дня и чётко выстроенная работа внутри – всё это залог продуктивности работы. Ежедневно держа руку на пульсе, встречаясь на аудио- и видеоконференциях, ставя задачи и обсуждая общие проблемы, руководители без галстуков становятся ближе коллегам, что, безусловно, повышает общую эффективность. Соблюдая социальную дистанцию, главное – не дистанцироваться друг от друга психологически, продолжать общаться, взаимодействовать и делать своё дело.